ホームページを作成する際に「プライバシーポリシー」はほぼ必須となりますが、作り方がよくわからない方が多いのではないでしょうか？
よくわからないので「プライバシーポリシーのテンプレート（ひな形）」を見つけて、コピペで使えるサイト加工してページにしている方が多いと思います。
ですが、本当にそれで大丈夫でしょうか？
ビジネス目的で立ち上げたホームページには、ほぼ間違いなく「プライバシーポリシー」の記載があります。
特に問合せフォームを設置する場合には「プライバシーポリシー」は必須となります。
一般的な問合せフォームは、メールアドレスや名前を入力が必須となっていて、これは個人情報にあたります。
ネットから個人情報を取得する際には「プライバシーポリシー」として、その取得した個人情報を適切に扱う事を明記する必要があります。
一歩間違えると裁判や賠償等の問題に発展しかねないためしっかり作っておく必要があります。
そこで、このページでは「プライバシーポリシー最適な作成方法」についてなるべく要点のみをわかりやすくまとめたいと思います。
プライバシーポリシーポリシーを作成する際のポイントを３つに絞ってお伝えしていきます。
１、プライバシーポリシーページがなぜ必要なのか？
２、あなたにあったプライバシーポリシーページの作り方
３、ホームページのどこに設置すればいいか？
それでは１つずつ見ていきましょう。
目次
１、プライバシーポリシーページがなぜ必要なのか？
・プライバシーポリシーとは？
プライバシーポリシー (英語: privacy policy) は、 インターネットのウェブサイトにおいて、収集した個人情報をどう扱うのか（保護するのか、それとも一定条件の元に利用するのか）などを、サイトの管理者が定めた規範のこと。 個人情報保護方針などともいう。
・プライバシーポリシーを公開する事メリット
【サイト運営者のメリット】
（１）個人情報の取り扱いでトラブルを未然に防ぐ効果がある。
（２）個人情報についてまじめに取り組んでいる事をアピールできる。
【ユーザーにとってのメリット】
（１）プライバシーポリシーがあると不安を和らげる事ができる。
（２）ユーザーは、プライバシーポリシーを確認することで、その登録によって自分の情報の扱われ方やリスクについて把握することができる。
・プライバシーポリシーページを公開するべき人
調べた限りでは、ネット上個人情報を取得する人（個人・法人問わず）全てと解釈する事ができます。
個人情報保護法で定める「個人情報取扱事業者」の抜粋は以下の通りです。
個人情報取扱事業者（法２条３項）
「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等（紙媒体、電子媒体を問わず、特定の個人情報を検索できるように体系的に構成したもの）を事業活動に利用している者のことをいい、個人情報保護法に定める各種義務が課されています。
（※）改正前の個人情報保護法では、事業活動に利用している個人情報が5,000人分以下の事業者は、個人情報取扱事業者に該当せず、義務の対象から除外されています。
これを読みますと以前は5000人以下の事業者は対象外だったのですが、2016年7月、5000人以下でも対象にりましたので、実質、サイトに登録フォーム等を設置した時点で「プライバシーポリシーページ」の公開が必須になったと思われます。
実際には、以下のようなフォームをホームページに設置した場合に、実質「プライバシーポリシー」ページは必須と言えます。
（１）ネット上で商品や各種サービスの購入をするためのフォーム
（２）懸賞・クイズへの応募フォーム
（３）カタログ・資料請求フォーム
（４）会員制サイトへの登録や入会フォーム
（５）イベントの参加申込み、施設の利用申込みフォーム
（６）電子メールによる問い合わせ、照会や意見募集
（７）電子会議室や掲示板、フォーラム
（８）メルマガ等の登録フォーム
（９）クッキーによるユーザー識別やアクセス情報の収集
（10）その他、何らかの形で個人情報を収集するもの
該当する場合には、早速プライバシーポリシーの作り方について検討してみましょう。
２、プライバシーポリシーページの作り方
【３つの作成方法】
（１）テンプレートで作る
一番手軽な方法として、ネットでテンプレートを探して自分の会社向けにアレンジして発信する事です。個人事業主や小規模事業者など予算を掛けられない方はこの方法がおすすめです。
（２）同業他社で公開されているページを参考に作る
ライバルである同業他社のホームページをいくつか見て回り、複数のサンプルを見て、自分で作る方法です。
プライバシーポリシーページはどこも同じような内容になりますが、同業他社を見る事で新たな気づきを得る可能性が高いです。
（３）専門家に作ってもらう
専門家は文書作成はネットに強い行政書士に依頼するのが一般的です。
自分で気がつかない事も専門家にリサーチして内容を構築してもらいましょう。
料金も数万円で対応してくれる所が多いです。
また、事業規模が大きい場合や、ユーザーが多数増えそうな場合には弁護士へ依頼する事も視野に入れます。
ネットに強い弁護士であれば、ウェブサービスに関わる法規制や、実際にトラブルが生じた場合の対処法まで見据えた利用規約を作成することができます。
・プライバシーポリシーに記載する一般的な項目
テンプレートを探す作業の中で見えてきた共通項目がありました。
１．個人情報保護方針
２．個人情報の管理
３．個人情報の利用目的
４．個人情報の第三者への開示・提供の禁止
５．個人情報の安全対策
６．ご本人の照会
７．法令、規範の遵守と見直し
８．お問い合せ
一般的な会社ホームページで、問合せフォームを設置する程度でしたらこちらのサンプルが役立ちます。
プライバシーポリシーのテンプレート
ウェブサイトは、株式会社〇〇（以下「当社」）の事業内容等を紹介するサイトです。
個人情報保護方針
当社は、以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進致します。
個人情報の管理
当社は、お客さまの個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、個人情報への不正アクセス・紛失・破損・改ざん・漏洩などを防止するため、セキュリティシステムの維持・管理体制の整備・社員教育の徹底等の必要な措置を講じ、安全対策を実施し個人情報の厳重な管理を行ないます。
個人情報の利用目的
本ウェブサイトでは、お客様からのお問い合わせ時に、お名前、e-mailアドレス、電話番号等の個人情報をご登録いただく場合がございますが、これらの個人情報はご提供いただく際の目的以外では利用いたしません。
お客さまからお預かりした個人情報は、当社からのご連絡や業務のご案内やご質問に対する回答として、電子メールや資料のご送付に利用いたします。
個人情報の第三者への開示・提供の禁止
当社は、お客さまよりお預かりした個人情報を適切に管理し、次のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に開示いたしません。
・お客さまの同意がある場合
・お客さまが希望されるサービスを行なうために当社が業務を委託する業者に対して開示する場合
・法令に基づき開示することが必要である場合
個人情報の安全対策
当社は、個人情報の正確性及び安全性確保のために、セキュリティに万全の対策を講じています。
ご本人の照会
お客さまがご本人の個人情報の照会・修正・削除などをご希望される場合には、ご本人であることを確認の上、対応させていただきます。
法令、規範の遵守と見直し
当社は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、その他規範を遵守するとともに、本ポリシーの内容を適宜見直し、その改善に努めます。
お問い合せ
当社の個人情報の取扱に関するお問い合せは下記までご連絡ください。
株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区…
お問い合わせはこちら(フォームへ)
プライバシーポリシーのテンプレートを集めました
以下は、コピーして使えるテンプレートを公開しているサイトです
プライバシー・ポリシー（個人情報保護方針）、免責事項の書き方サンプル
条文がシンプルで解りやすく、ホームページ上でネット販売をせず、問合せフォームを設置する程度でしたらこちらのサンプルが役立ちます。
先ほどのサンプルはこちらのサイトを参考にさせていただきました。
http://kawatama.net/web/937
【テンプレート】プライバシーポリシー(個人情報保護方針)のサンプル雛形
内容がシンプルになっているため、汎用性が高いテンプレートです。ホームページを作ってとりあえずプライバシーを作成したい場合に役立ちます。
http://www.webernote.net/webcreate/privacy-policy-template.html
ひな型プライバシーポリシー
弁護士が監修しているテンプレートとの事です。サイト上で商品を販売する場合に使えそうな内容になっています。
http://kiyaku.jp/hinagata/privacy.html
個人情報保護方針の書き方
書き方だけではなく、サンプルが２種類ワードでダウンロードできるようになっています。
http://www.harm.jp/support001.html
プライバシー・ポリシー（個人情報保護方針）、免責事項の書き方サンプル
http://resocia.jp/column/4993/
プライバシーポリシー 雛形
http://ameblo.jp/hashimoto-htts/entry-10435974993.html
プライバシーポリシー(個人情報保護方針)の雛形 ※BtoB企業様向け
http://exa.livedoor.biz/archives/27103242.html
プライバシーポリシー(個人情報保護方針)の雛形 ※BtoC向け
http://exa.livedoor.biz/archives/41468355.html
３、ホームページのどこに設置すればいいか？
（１）ホームページの全ページのフッター部分
プライバシーポリシーは、「ユーザーがその内容を容易に知り得た」といえる状況を整えるため、ウェブサービスのトップページから１回の遷移で到達できる場所へ掲載しておくべきです。
ただし、プライバシーポリシーは確認できればいいレベルですので、実質フッター部分にプライバシーポリシーのページへリンクするのが一般的です。
（２）問合せフォームへの設置
個人情報保護法では、書面等による記載、ユーザー入力画面への打ち込み等により直接本人から取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない（１８条２項）とあります。
利用目的を明示する方法の一般的なものとしては、ユーザー登録フォームでプライバシーポリシーを表示し、「同意します」というチェックボックスにチェックしないとユーザー登録できないようにする仕組みが挙げられます。
まとめ
この記事では以下の３点についてお伝えしました。
１、プライバシーポリシーページがなぜ必要なのか？
⇒ホームページに問合せフォームを設置している人は必須
２、あなたにあったプライバシーポリシーページの作り方は３つある
⇒（１）テンプレートで作る （２）他社事例を参考に自作する （３）法律の専門家に依頼する
３、ホームページのどこに設置すればいいか？
⇒ホームページ全体のフッタ部分と、登録フォームの個人情報入力画面
プライバシーポリシーは、個人情報保護法の改訂でビジネス用のホームページにはほぼ必須となりました。
まだ設置の無い場合には、まずは最低限のページをテンプレートで作成して、後からキチンと作りなおすという形がよいかと思います。
プライバシーポリシーがあるとユーザーにも不安を和らげる事ができて、問合せ増加やビジネスにつながると思いますので、なるべく正しいものを作成する事をおすすめします。
扱う商品やサービス内容によっては多少アレンジが必要かと思いますが、不安な場合には専門家に依頼した方がよいでしょう。
個人情報保護についてさらに詳しく知りたい場合は、経済産業省の個人情報保護ページを確認してください。
